广西师范大学公文处理办法

2016/06/15 10次浏览 分类:规章制度

  

广西师范大学公文处理办法

 

师政办〔201518

 

第一章   

 

第一条 为推进我校党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据中共中央办公厅、国务院办公厅201246日联合印发,并于71日开始施行的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号),结合我校实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称公文,校内公文是指由我校党委办公室和校长办公室印发的具有法定效力和规范体式的公务文书(各学院各单位基于工作需要向学校请示、报告事项的公文及各学院各单位之间用于商洽工作的函件,可归入校内公文范畴,但不具备法定效力);校外公文是指由上级党政机关及其他党政机关、企事业单位、群团组织下发或送达给我校的公文。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
 第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 各学院各单位应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设。各学院各单位应当指定专人负责公文处理工作。
    第六条  学校党委办公室、校长办公室是学校公文处理的管理机构,主管学校公文处理工作,并对各学院各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

 

第二章 公文种类

 

第七条 学校公文种类主要有:

(一)决定。适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

(二)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
    (三)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
    (四)通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(五)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况等。

(六)报告。适用于向上级机关汇报工作或各学院各单位向学校汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(七)请示。适用于向上级机关或各学院各单位向学校请求指示、批准。

(八)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(九)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

 

第三章  公文格式

 

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、印发机关和印发日期、页码等组成。
  (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
  (二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密”“机密”“秘密和保密期限。
  (三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注特急”“加急
  (四)发文机关标志。使用发文机关全称或者发文机关全称加文件二字组成。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
  (五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。我校的发文机关文号主要有以下几种:

1. 以学校党委名义行文,用师党文号;以学校党委办公室名义向校内各基层党委、党总支行文,用师党办”“师党办纪文号。

2. 以学校行政名义行文,用师政”“师政报”“师政函”“师政督文号;以校长办公室名义向校内各学院各单位行文,用师政办”“师政办纪文号。

3. 部门以学校名义行文,根据业务的不同,分别用师政学工”“师政教学”“师政科技”“师政人事”“师政职改”“师政财经”“师政审计”“师政安稳”“师政资产”“师政后勤”“师政文体等文号。

4. 以中国共产党广西师范大学纪律检查委员会,及其他群团组织名义行文,用师党纪监”“师团”“师党关工等文号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。
  (七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
  (九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
  (十)附件。公文附件的顺序号和名称。
  (十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十六)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十七)页码。公文页数顺序号。

第九条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

 

第四章 行文规则

 

第十二条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

(一)中共广西师范大学委员会、广西师范大学可以向上级党政组织和下级党政组织行文。

(二)党委办公室、校长办公室根据学校党委和行政授权,可以向学校各基层党委、党总支和学校二级学院、部门行文。

(三)党委和行政其他职能部门在各自职责范围内可以向学校各基层党委、党总支和各学院、各单位行文通报情况、安排专项工作。

(四)中共广西师范大学纪律检查委员会可以根据隶属关系向上级纪委行文。

(五)广西师范大学工会委员会,可以根据隶属关系向上级或下级工会组织行文。

(六)共青团广西师范大学委员会,可以根据隶属关系向上级或下级共青团组织行文。

 

(七)各基层党委、党总支,各学院、各单位一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。

(八)同级各基层党委、党总支,各学院、各单位必要时可以联合行文。

第十四条  各学院各单位向学校请示,应当一文一事。不能在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。除特殊情况外,请示应当送党委办公室、校长办公室按规定程序处理,不能直接呈送校领导本人。

第十五条  以学校名义上报的公文,根据上报事项的内容由相关职能部门或学院草拟,通过学校协同办公系统从网上提交,需要会签的,由拟稿单位先发送会签单位会签。学校党委办公室、校长办公室负责对公文文稿进行审核,并呈送学校领导审批签发。

第十六条  以学校名义发送的公文,经学校领导审批签发的公文,由学校文印室进行编号排版。拟稿人对编排稿校对无误、办公室检查无误后印制成公文。电子公文由学校文印室负责发布。

 

第五章 公文拟制

 

第十七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十八条 公文起草应当做到:
  (一)符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。
  (二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
  (三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。
  (四)文种正确,格式规范。
  (五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
  (六)公文涉及其他职能部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关职能部门意见,达成一致后才能起草拟制。
  (七)各学院各单位负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。
第十九条 公文文稿签发前,应当由发文部门办公室进行审核。审核的重点是:
  (一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。
  (三)涉及有关职能部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
  (四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
  (五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十条 经审核不宜发文的公文文稿,党委办公室、校长办公室退回起草部门并说明理由;经审核可以发文但不符合行文规则的公文,党委办公室、校长办公室退回起草部门修改后重新报送。凡经签发的公文,不得随意删改,如有疑义,可向签发人提出意见,经签发人同意后才能更改。凡未经签发的公文一律不得下发或上报。

第二十一条  学校决定的行政常规工作、会议通知等以校长办公室名义向各学院各单位下发的公文,由校长办公室负责人签发。

部门在各自职责范围内通报情况、安排专项工作的公文,由学校各部门负责人签发。各学院各单位向学校上报的请示、报告,由各学院各单位主要负责人签发。如需以学校名义发文,由各学院各单位拟出初稿,校领导审批签发。

签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。

 

第六章 公文办理

 

第二十二条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十三条 收文办理主要程序是:

(一)签收。及时拆封收到的纸质公文,并注明收到的时间。对电子公文,及时登录系统进行查收。

(二)登记。对纸质公文和电子公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本部门办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本部门负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十四条 发文办理主要程序是:

(一)拟稿。凡以学校名义发文,由主办部门代学校拟文,通过协同办公系统进行办理;以部门名义的业务性公文,由各单位自行拟稿发文。

(二)会商。以学校名义发文的,内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围,要先经过相关部门负责人协商会签。

 

(三)核稿。以学校名义发文,由主办部门负责人核稿后通过协同办公系统,按照党政公文的类别分别提交给党委办公室、校长办公室办文秘书初审,再由办文秘书呈两办分管办文工作的领导审核,最后呈主管校领导或书记、校长审核签发。以部门名义印发的业务性公文,必须由本部门主要负责人审核签发。

(四)复核。已经领导签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

(五)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(六)核发。纸质公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。电子公文经核查后,直接由学校文印室根据工作实际发布到校园网学校公文栏目。

第二十五条 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上部门联合办理的公文,原件由主办部门归档,相关部门保存复制件。部门负责人兼任其他部门职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职部门归档。

 

第七章  公文管理

 

第二十六条  各学院各单位应当建立健全本部门公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第二十七条  各学院各单位公文由各自部门办公室主任(秘书)或者专人统一管理。

第二十八条  公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第二十九条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十一条  机关合并时,全部公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。

工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十二条  新设立的部门应当向学校党委办公室、校长办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,部门合并或者撤销时,相应进行调整。

 

第八章     

 

第三十三条  本办法由学校党委办公室、校长办公室负责解释,自下发之日起施行。