本规程适用于由校领导主持、主管部门组织的会议。
一、会前准备
(一)会议组织者要做好调查研究，与分管校领导商定会议议题，准备必要的会议材料，并提供相应决策方案。
(二)确定会议召开的时间、地点、参加人数、议题及组织者、主持人后，于周四报校办并统一安排在每周“全校性会议及活动安排”上。若临时召集会议，可另行打印通知或电话通知，会议组织者要落实好到会人数（会议的组织者若是多个单位时，要明确各自的职责，互相协调，互相配合）。
(三)各学院各单位接到会议安排表或会议通知后，办公室主任或秘书提醒本单位领导落实与会人员，与会人员不能参加会议，应及时向组织单位报告，经组织单位同意后方可请假或调换与会人员。
(四)会议组织者根据需要，与后勤部门联系安排车辆接送与会人员。
(五)会议组织者要根据会议要求做好会场布置。包括：
1.会场环境卫生；
2.桌椅摆放，领导来宾座次安排；
3.音响、摄影、摄像、录音、灯光、冷暖设备（空调、风扇等）等器材的准备；
4.会标张贴、悬挂；
5.茶水、茶具；
6.鲜花摆放；
7.会议所需材料准备；
8.其他需要准备的事项。
(六)会场布置完毕，组织单位领导要检查布置情况，查漏补缺。
二、会中服务
(一)会议组织者在会议开始之前派人到会场，对会场准备工作做最后检查。会场有空调要提前5～10分钟开好空调。
(二)会议组织者准备签到本，给与会人员签到。
(三)会议组织者派人分发材料，上茶水。
(四)会议组织者要派人做好会议记录，记录内容包括：会议名称、时间、地点、主持人、参加人员、会议内容等，要求真实、准确、完整地进行记录，重要内容要记清原话；用速记号记录的，要及时整理，防止遗忘；记录笔用碳素墨水或蓝黑墨水笔；记录纸两边、上下要适当留空，便于装订存档。
(五)适时安排摄影、摄像及录音。
三、会后工作
(一)安排车辆送与会人员。
(二)会议若需形成会议纪要印发的，组织单位要拟好文稿，送校办按公文处理办法印发。
(三)会议形成的决议，由组织单位协调落实。
(四)会议结束后，组织单位要派人清洁会场，关好电源、门窗。借用非校办管理的其他单位的会场、会议室，要配合会场、会议室所属单位搞好清洁卫生。
(五)为严肃会纪会风，对会议迟到、无故不参加会议的单位与会人员以适当方式进行通报。